Условия обработки персональных данных клиентов и пользователей по поручению организации.
Настоящее Поручение применяется к отношениям между ООО «2И Автоматизация» и организацией-клиентом, если оно включено в их договор или договор прямо ссылается на это Поручение. Публикация текста на сайте сама по себе не изменяет условия ранее заключённого договора.
Связанные документы: Политика обработки персональных данных и Пользовательское соглашение.
1.1. Оператор — организация-клиент, которая определяет цели обработки, состав персональных данных и операции с ними в своём рабочем пространстве 2И.
1.2. Обработчик — ООО «2И Автоматизация», ИНН 6164148656, ОГРН 1266100010263, КПП 616401001, адрес: 344011, Российская Федерация, г. Ростов-на-Дону, проспект Сиверса, д. 28, кв. 199.
1.3. Рабочее пространство — изолированная область Продуктов 2И, предоставленная Оператору и его пользователям.
1.4. Контент — данные, которые Оператор или его пользователи размещают, создают, получают или обрабатывают в рабочем пространстве, включая сообщения, документы, файлы, записи, задачи, сведения интеграций и запросы к ИИ.
2.1. Оператор поручает, а Обработчик принимает на себя обработку персональных данных в целях предоставления и технического сопровождения рабочего пространства и выбранных Оператором функций 2И.
2.2. Обработка включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа уполномоченным пользователям, передачу по инструкции Оператора, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение данных с использованием средств автоматизации.
2.3. Инструкциями Оператора являются договор, настоящее Поручение, настройки рабочего пространства и действия уполномоченных пользователей в интерфейсе и интеграциях 2И.
3.1. Субъектами могут быть сотрудники, представители, клиенты, контрагенты и иные лица, данные которых Оператор законно разместил или поручил обработать.
3.2. В зависимости от конфигурации могут обрабатываться:
имя, фамилия, должность, подразделение, место работы и контактные данные;
идентификаторы учётной записи, роли, права доступа и сведения о сессиях;
сообщения, документы, изображения, аудиозаписи, электронная почта и календарные события;
задачи, проекты, решения, финансовые и иные рабочие сведения;
запросы к ИИ, ответы, разрешённый контекст и память ассистента;
данные подключённых Оператором интеграций;
технические события и журналы безопасности.
3.3. Конкретный состав данных определяется Оператором. Обработчик не обязан заранее определять наличие и категории персональных данных в каждом объекте Контента.
3.4. Оператор определяет допустимые категории данных и субъектов для своего рабочего пространства и документирует их в своём реестре обработки. Если в Контенте предполагаются специальные категории или биометрические данные, стороны до загрузки согласовывают правовое основание, режим доступа и требуемые меры защиты.
Оператор обязан:
иметь законные основания обработки и передачи данных Обработчику;
информировать субъектов и получать необходимые согласия;
давать законные, конкретные и документируемые инструкции;
назначать пользователям минимально необходимые права;
не размещать специальные категории или биометрические данные без законного основания и согласованной конфигурации защиты;
самостоятельно оценивать условия сторонних интеграций, которые он подключает;
своевременно сообщать Обработчику об отзыве согласия, запросе субъекта или требовании удалить данные.
Обработчик обязан:
обрабатывать данные только для исполнения договора и инструкций Оператора;
соблюдать конфиденциальность и допускать к данным только уполномоченных лиц;
применять необходимые правовые, организационные и технические меры защиты;
обеспечивать локализацию данных в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
по запросу предоставлять Оператору сведения, необходимые для подтверждения выполнения Поручения;
по запросу Оператора, в том числе до начала обработки, предоставлять документы и сведения о принятых мерах по соблюдению статьи 6 части 3, статьи 18 части 5, статей 18.1 и 19 Федерального закона № 152-ФЗ в объёме, относящемся к Поручению;
содействовать Оператору при рассмотрении запросов субъектов и оценке инцидентов;
прекратить обработку и удалить или вернуть данные после прекращения договора, если дальнейшее хранение не требуется по закону.
6.1. Базы данных, файловое хранилище и резервные копии шифруются. Ключи управляются отдельно от защищаемых данных. Передача между пользователями, сервисами и собственными ИИ-компонентами 2И защищается шифрованием.
6.2. Рабочие пространства логически изолируются. Доступ предоставляется по ролям и принципу минимальной необходимости.
6.3. Технический доступ сотрудников к данным клиента закрыт по умолчанию. В необходимых случаях он предоставляется по заявке, с подтверждением, на ограниченное время и с фиксацией действий.
6.4. Обработчик осуществляет мониторинг, резервное копирование и регулярную проверку процедур восстановления.
6.5. Для обработки в информационных системах Обработчик применяет меры, необходимые для установленного уровня защищённости: разграничение и учёт доступа, регистрацию событий безопасности, защиту каналов и носителей, обнаружение несанкционированного доступа, восстановление данных, контроль эффективности мер и реагирование на инциденты. Состав и подтверждение мер определяются по статье 19 Федерального закона № 152-ФЗ и применимым подзаконным актам; технические сведения, раскрытие которых создаёт угрозу безопасности, передаются Оператору по защищённому каналу.
7.1. ИИ-запросы и разрешённый Контент обрабатываются собственными моделями в инфраструктуре Обработчика на территории Российской Федерации. Сторонние поставщики ИИ-моделей к обработке ИИ-запросов и Контента не привлекаются.
7.2. Обработчик не использует Контент Оператора для обучения или дообучения моделей либо для рекламы.
7.3. Если функция предусматривает замену идентифицирующих сведений условными метками, таблица соответствий хранится отдельно от запроса и удаляется после завершения операции в соответствии с техническим регламентом. Сам по себе такой способ не означает, что оставшиеся данные являются анонимными.
8.1. Для предоставления отдельных функций могут использоваться поставщики инфраструктуры и резервного копирования, доставки электронной почты, Apple Push Notification Service, Firebase Cloud Messaging, Google ML Kit и иные технические сервисы, указанные в Политике обработки персональных данных.
8.2. Доступ таких лиц ограничивается данными, необходимыми для соответствующей функции.
8.3. Передача данных в интеграцию, самостоятельно выбранную и подключённую Оператором, выполняется по инструкции Оператора. Оператор отвечает за основания такой передачи и условия использования интеграции.
8.4. Актуальный перечень привлечённых обработчиков предоставляется Оператору по запросу. О существенном изменении, затрагивающем обработку Контента, Обработчик уведомляет способом, предусмотренным договором.
8.5. Привлечение лица к обработке Контента допускается только при наличии надлежащего основания и письменных обязательств о конфиденциальности, безопасности, допустимых целях и удалении данных. Обработчик отвечает перед Оператором за выполнение переданной части Поручения привлечённым лицом в объёме, предусмотренном законом и договором.
9.1. Основные базы данных, файлы, резервные копии и собственные ИИ-сервисы размещаются в Российской Федерации.
9.2. Трансграничная передача может возникать при использовании push-сервисов Apple и Google или интеграций, выбранных Оператором. Обработчик выполняет необходимые действия в пределах своей зоны ответственности; Оператор отвечает за законность собственных инструкций и выбранных интеграций.
10.1. При выявлении инцидента, который привёл или может привести к неправомерному доступу, Обработчик принимает меры по локализации, сохранению доказательств и снижению последствий.
10.2. Обработчик уведомляет Оператора незамедлительно после установления факта неправомерной или случайной передачи, предоставления либо доступа к данным, которые могли нарушить права субъектов. Первичное уведомление содержит известные на этот момент обстоятельства, категории затронутых данных, принятые меры и контакт ответственного лица; новые сведения передаются по мере расследования. Стороны организуют взаимодействие так, чтобы Оператор мог исполнить сроки уведомления Роскомнадзора, предусмотренные частью 3.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
10.3. Оператор обязан незамедлительно сообщить Обработчику об инциденте, связанном с его пользователями, устройствами, учётными данными или интеграциями.
11.1. Если запрос субъекта относится к Контенту Оператора, Обработчик направляет его Оператору или исполняет согласованную инструкцию Оператора.
11.2. Обработчик предоставляет разумно необходимую информацию о мерах защиты и обработке данных. Проверка не должна создавать угрозу безопасности других клиентов, раскрывать их данные или коммерческую тайну Обработчика.
11.3. По согласованному запросу Оператора Обработчик подтверждает исполнение инструкций на уточнение, блокирование, возврат, удаление или уничтожение данных, если сохранение не требуется по закону. Ответственным за общение с субъектом и Роскомнадзором по Контенту своего рабочего пространства остаётся Оператор, если закон не возлагает соответствующую обязанность непосредственно на Обработчика.
12.1. Обработка выполняется в течение срока действия договора. После его прекращения Обработчик в течение 30 календарных дней обеспечивает уполномоченному администратору Оператора доступ к рабочему пространству только для чтения и выгрузки данных. По истечении этого периода Обработчик удаляет рабочее пространство и Контент из активной системы. По подтверждённому запросу уполномоченного администратора Оператора удаление выполняется раньше. Обязанность по отдельному хранению собственных договорных и бухгалтерских сведений Обработчика на ином законном основании этим пунктом не меняется.
12.2. Удалённые пользователем сообщения, файлы и задачи сразу удаляются из активной системы без помещения в корзину для восстановления. Связанные данные удаляются из рабочих хранилищ и памяти ассистента. Зашифрованные резервные копии создаются ежедневно; ранее сохранённые в них данные удаляются при плановой ротации, но не позднее 30 дней.
12.3. Технические события безопасности хранятся в течение ограниченного срока по внутреннему регламенту безопасности. Данные могут сохраняться дольше при наличии обязанности по закону, судебного спора или расследования инцидента; точные сроки по системам предоставляются Оператору по запросу в применимой части.
13.1. Поручение действует, пока Обработчик обрабатывает персональные данные по поручению Оператора.
13.2. При противоречии между Поручением и общей Политикой в части обработки Контента по поручению применяются условия настоящего Поручения. Индивидуальный договор может устанавливать дополнительные меры и сроки.
13.3. Вопросы по Поручению направляются на support@2i.pro с темой «Обработка персональных данных организации».
