1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных и иной информации при использовании сайта 2i.pro, портала 2И, рабочих пространств организаций, мобильных приложений 2И для iOS и Android и связанных функций (далее совместно — Продукты 2И).
1.2. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «2И Автоматизация» (далее — 2И или Оператор):
ИНН 6164148656;
ОГРН 1266100010263;
КПП 616401001;
адрес: 344011, Российская Федерация, г. Ростов-на-Дону, проспект Сиверса, д. 28, кв. 199;
электронная почта: support@2i.pro.
1.3. Политика применяется к посетителям сайта, пользователям портала и мобильных приложений, представителям клиентов и партнёров, а также иным лицам, чьи данные передаются через Продукты 2И на законном основании.
1.4. Если для конкретной операции законодательство требует согласия, Оператор получает его отдельно до начала такой обработки. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных документов и подтверждений пользователя.
2. Роли 2И и организации-клиента
2.1. В отношении данных, которые 2И самостоятельно собирает через сайт, учётные записи, поддержку и собственные процессы, 2И определяет цели и способы обработки и выступает оператором персональных данных.
2.2. Организация, предоставившая пользователю доступ к рабочему пространству, самостоятельно определяет цели обработки данных своих сотрудников, клиентов, контрагентов и иных лиц. В отношении такого содержимого организация является оператором, а 2И обрабатывает данные по её поручению в пределах договора и Поручения на обработку персональных данных.
2.3. Организация отвечает за законность загрузки данных третьих лиц, информирование таких лиц и получение необходимых согласий.
3. Какие данные обрабатываются
3.1. Данные посетителей сайта: имя, контактные данные, организация, должность и содержание обращения; IP-адрес, дата и время обращения, посещённые страницы, источник перехода, сведения о браузере и устройстве; cookies и идентификаторы Яндекс Метрики при наличии согласия.
3.2. Учётная запись и профиль: имя, фамилия, отображаемое имя, электронная почта, аватар, должность, подразделение, организация, идентификаторы пользователя и рабочего пространства, роли и права доступа, сведения о сессиях, входе и двухфакторной аутентификации.
3.3. Рабочий контент: сообщения, комментарии, проекты, задачи, решения, расписания, организационная структура, документы, файлы, изображения, аудиозаписи, электронная почта, события календаря, обращения в поддержку, запросы и ответы ИИ, а также связанные метаданные.
3.4. Данные устройств и приложений: модель устройства, версия iOS или Android, язык и регион, версия приложения, идентификатор установки, push-токен, IP-адрес, технические события, коды ошибок и сведения о разрешениях приложения.
3.5. Данные интеграций: данные и служебные идентификаторы, полученные из сервисов, которые пользователь или организация самостоятельно подключили к 2И, а также команды и данные, которые необходимо передать в такой сервис для выполнения поручения пользователя.
3.6. Продукты 2И не предназначены для целенаправленного сбора специальных категорий персональных данных или биометрических данных для установления личности. Изображения и голосовые записи сами по себе не используются 2И для биометрической идентификации, если об ином не сообщено отдельно и не получено необходимое согласие.
4. Цели обработки
Оператор обрабатывает данные для:
ответа на обращения, проведения консультаций и демонстраций;
заключения и исполнения договоров;
создания учётной записи, авторизации и поддержания защищённой сессии;
предоставления функций рабочих пространств, чатов, проектов, файлов, почты, календаря и совместной работы;
выполнения инициированных пользователем действий, включая загрузку, сканирование, отправку, расшифровку и анализ материалов;
предоставления ИИ-функций и сохранения разрешённого рабочего контекста;
подключения и работы выбранных пользователем интеграций;
доставки push-уведомлений;
обеспечения безопасности, предотвращения злоупотреблений и расследования инцидентов;
диагностики, поддержки, исправления ошибок и улучшения надёжности продукта;
анализа посещаемости сайта с помощью Яндекс Метрики при наличии требуемого согласия;
исполнения требований законодательства и законных запросов уполномоченных органов.
5. Правовые основания
5.1. Обработка выполняется на основании согласия субъекта, для заключения и исполнения договора, для выполнения обязанностей, установленных законом, а также для осуществления прав и законных интересов Оператора при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта.
5.2. Когда 2И действует как обработчик данных организации, основания обработки её сотрудников, клиентов и иных лиц определяет организация. Инструкции организации выражаются договором, настройками рабочего пространства и действиями её уполномоченных пользователей.
5.3. Соотношение целей, данных и оснований при самостоятельной обработке 2И
Цель | Субъекты и данные | Основание | Срок и завершение обработки |
|---|
Ответ на заявку и запрос доступа к порталу | Заявитель: имя, телефон, указанная компания, содержание обращения; сведения о предоставленном согласии | Отдельное согласие; действия по инициативе заявителя до заключения договора | До закрытия заявки или отзыва согласия при отсутствии другого основания. Заявка без договора закрывается при отказе заявителя, после завершения обсуждения без согласованного продолжения либо после 90 календарных дней без ответа на последнее обращение 2И. При закрытии её контакты и содержание удаляются из активной CRM; окончательное удаление, включая корзину CRM, выполняется не позднее 30 календарных дней. Если заключается договор, дальнейшая обработка необходимых сведений относится к договорной цели. Подтверждение согласия хранится отдельно по правилам раздела 11. |
Договоры, расчёты и сопровождение клиента | Представители клиента: ФИО, должность, рабочие контакты, сведения об организации, переписка и договорные документы | Заключение и исполнение договора; обязанности по закону | В течение отношений и далее в сроки, обязательные для соответствующих договорных и бухгалтерских документов. |
Учётная запись, вход и управление доступом | Пользователи: данные профиля, роли, портал, идентификаторы сессий и сведения о входе | Исполнение договора с организацией; законный интерес в безопасном предоставлении сервиса при соблюдении прав пользователя | Пока предоставлен доступ; после прекращения — на срок, необходимый для завершения обслуживания и исполнения закона. |
Поддержка и безопасность | Пользователи и заявители: обращение, контактные данные, IP-адрес, технические события, сведения об ошибке и действиях с учётной записью | Исполнение договора, законный интерес в защите сервиса и пользователей, обязанности по закону | Пока необходимы для ответа, расследования и защиты прав; технические события — согласно разделу 11. |
Доставка рабочих уведомлений | Пользователи приложения: push-токен, идентификатор установки, сведения о событии и настройках уведомлений | Исполнение договора с организацией и предоставление выбранной функции | Пока устройство привязано и уведомления включены либо до отзыва токена; далее — по срокам технических журналов. |
Статистика сайта | Посетители, давшие отдельное разрешение: IP-адрес, данные браузера, страницы, события и cookie-идентификаторы | Отдельный выбор аналитики | Новые события прекращаются после отказа или отзыва; ранее собранные данные обрабатываются в пределах настроек сервиса и применимых оснований. Подробнее — в Политике cookies. |
Рабочий контент сотрудников и третьих лиц, который организация размещает в своём пространстве, обрабатывается 2И в другой роли — по поручению организации (раздел 2 и Поручение). Внутренние перечни операций и точные сроки по системам должны соответствовать фактическим настройкам хранения и уведомлению Роскомнадзору.
6. ИИ-сервисы
6.1. Для выполнения ИИ-функций 2И использует собственные модели и инфраструктуру на территории Российской Федерации. Запросы, выбранные материалы и необходимый контекст обрабатываются в пределах прав пользователя; сторонним поставщикам ИИ-моделей для обработки они не передаются.
6.2. 2И не использует рабочий контент для обучения или дообучения моделей либо для рекламы. Память ассистента используется для работы соответствующего пользователя или организации и управляется доступными средствами продукта.
6.3. ИИ не принимает без отдельного уведомления исключительно автоматизированные решения, создающие юридические последствия или иным образом существенно затрагивающие права пользователя. Пользователь должен проверять результат до его применения.
6.4. Подробные правила установлены в Условиях использования ИИ-функций 2И.
7. Передача данных и внешние сервисы
7.1. В зависимости от используемой функции данные могут быть доступны:
пользователям и администраторам того же рабочего пространства в пределах их ролей;
поставщикам инфраструктуры, резервного копирования, электронной почты и технических сервисов — только в необходимом объёме и при наличии правового основания;
Apple Push Notification Service и Firebase Cloud Messaging — для доставки push-уведомлений;
Google ML Kit и Google Play services — для функций сканирования в Android и связанной технической диагностики;
Яндекс Метрике — для аналитики сайта при наличии требуемого согласия;
сервисам, которые пользователь или организация самостоятельно подключили как интеграции;
уполномоченным органам и судам в предусмотренных законом случаях.
7.2. 2И не продаёт персональные данные и не использует рабочий контент для рекламы.
7.3. Правила стороннего сервиса применяются к данным после их передачи в интеграцию, выбранную пользователем или организацией. Пользователь может прекратить такую передачу, отключив интеграцию, если сохранение подключения не требуется по договору или закону.
8. Локализация и трансграничная передача
8.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет Оператор обеспечивает их первичную запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных на территории Российской Федерации в предусмотренных законом случаях.
8.2. Основные данные рабочих пространств и собственные ИИ-сервисы размещаются в инфраструктуре 2И на территории Российской Федерации. Для обработки ИИ-запросов сторонние поставщики моделей не привлекаются.
8.3. Сервисы Apple и Google для push-уведомлений и мобильных функций, а также интеграции, выбранные пользователем или организацией, могут обрабатывать ограниченные технические данные или выбранное содержимое за пределами Российской Федерации. Для каждой такой передачи 2И определяет свою роль, получателя, страну, состав данных и правовое основание; когда 2И выступает оператором, до начала передачи выполняются требования статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ. Передачи по поручению организации регулируются её инструкциями и применимыми обязанностями каждой стороны.
9. Cookies и аналитика сайта
9.1. Сайт использует необходимые cookies и Яндекс Метрику. Google Analytics на сайте не используется.
9.2. Необязательные аналитические cookies применяются при наличии требуемого согласия. Подробности приведены в Политике использования cookies.
9.3. Мобильные приложения не используют рекламные идентификаторы для показа рекламы и не выполняют межсервисное рекламное отслеживание.
10. Безопасность
10.1. 2И применяет правовые, организационные и технические меры защиты данных. Базы данных, файловое хранилище и резервные копии шифруются; ключи управляются отдельно от защищаемых данных; передача между пользователем и 2И и обмен внутри инфраструктуры защищаются шифрованием.
10.2. Доступ предоставляется по ролям и принципу минимальной необходимости. Технический доступ сотрудников закрыт по умолчанию, предоставляется на ограниченное время по обоснованной заявке и фиксируется в журнале аудита.
10.3. Оператор осуществляет мониторинг и реагирование на инциденты, резервное копирование и проверку восстановления. Ни один способ передачи или хранения не обеспечивает абсолютной безопасности; пользователь обязан защищать данные входа и сообщать о подозрительной активности.
11. Сроки хранения и удаление
11.1. Данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей обработки, исполнения договора, обеспечения безопасности и соблюдения закона.
11.2. Профиль и рабочий контент хранятся в течение срока действия учётной записи или договора. После прекращения договора организация через уполномоченного администратора в течение 30 календарных дней сохраняет доступ к рабочему пространству только для чтения и выгрузки данных. По истечении этого периода рабочее пространство и его контент удаляются из активной системы. По подтверждённому запросу уполномоченного администратора удаление выполняется раньше, без ожидания окончания периода выгрузки. Договорные и бухгалтерские сведения, которые 2И обрабатывает как самостоятельный оператор на ином законном основании, учитываются и хранятся отдельно от рабочего контента.
11.3. Удалённые пользователем сообщения, файлы и задачи сразу удаляются из активной системы и не помещаются в корзину для восстановления. Связанные с ними данные удаляются из рабочих хранилищ и памяти ассистента. Зашифрованные резервные копии создаются ежедневно; удалённые данные могут сохраняться в ранее созданных копиях до их плановой ротации, но не более 30 дней, и не используются для обычной работы.
11.4. Технические события безопасности хранятся в течение ограниченного срока, установленного внутренним регламентом для предотвращения и расследования инцидентов. Иные обязательные сроки могут применяться, если данные необходимы для исполнения закона или разрешения спора. Точный срок по каждому виду журнала фиксируется во внутреннем реестре обработки.
11.5. Подтверждения согласия на обработку заявки и выбора аналитики сайта хранятся не более 365 дней в соответствии с действующими правилами сайта. Эти подтверждения сами по себе не продлевают срок хранения открытого содержания заявки.
12. Права пользователя
12.1. Пользователь вправе получить сведения об обработке своих данных, потребовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие, возразить против обработки в предусмотренных законом случаях и обжаловать действия Оператора.
12.2. Запрос направляется на support@2i.pro; по данным заявки сайта также можно написать на sales@2i.pro. В запросе следует указать имя, организацию или портал, адрес учётной записи, суть требования и сведения, позволяющие подтвердить личность и найти данные. При необходимости 2И запросит предусмотренные законом сведения для подтверждения полномочий заявителя. Не следует отправлять пароль или одноразовый код. Ответ и исполнение требования выполняются в сроки, установленные Федеральным законом № 152-ФЗ.
12.3. Если данные обрабатываются по поручению организации, пользователь также может обратиться к её администратору. Удаление приложения с устройства не удаляет автоматически серверную учётную запись и рабочий контент.
12.4. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до его получения, и не прекращает обработку при наличии другого законного основания.
13. Данные детей
Продукты 2И предназначены для организаций и совершеннолетних пользователей и не адресованы детям. Если данные ребёнка были переданы без надлежащего основания, об этом необходимо сообщить на support@2i.pro.
14. Изменения Политики
Оператор обновляет Политику при изменении продуктов, состава поставщиков, способов обработки или законодательства. Новая редакция публикуется по постоянному адресу с указанием даты. О существенных изменениях Оператор сообщает подходящим способом, когда это требуется.
15. Связанные документы
