Финансы, кадры, подбор и офис: 8 направлений работы с 2И
В группе компаний ОВК-М 2И работает в восьми направлениях - от казначейства и бухгалтерии до подбора персонала и офис-менеджмента. Сбор и проверку данных берёт на себя 2И, а сотрудники работают с отклонениями и принимают решения.
120 из 129заявок сопоставлены автоматически
ОВК-М Групп · Финансы, аналитика, кадры, подбор, обучение, охрана труда, офис
Подключённые системы
1С Предприятие
Битрикс24
BSC: банковские выписки
HeadHunter
Возможности в этом кейсе
Сверка банка и 1С
Кадровые отчёты
Скрининг резюме
Документы по шаблонам
Где работает 2И в компании
Финансы, бухгалтерия и казначейство
Сверка заявок и выписок, банковский контроль, реестры платежей, проверка учёта и обмена между базами 1С.
120 из 129заявок сопоставлены автоматически
10 процессов · подробнее АналитикаБизнес-аналитик
Анализ продаж, качества и рабочих чатов, протоколы встреч, ТЗ и проектирование процессов в Битрикс24.
24-33 чвремени конструкторов - расчётное высвобождение
7 процессов · подробнее КадрыОтдел кадров
Отчёты по стажу и именинникам, табели, кадровые документы по трём организациям группы из нескольких баз 1С.
5 минна ежемесячный отчёт вместо 3 часов
6 процессов · подробнее ПодборОтдел по работе с персоналом
Поиск и первичный скрининг резюме на hh.ru, анализ ранее рассмотренных кандидатов.
921резюме за 30-40 минут
1 процесс · подробнее ОбучениеМенеджер по обучению
Кейсы, практические задания и материалы для обучения руководителей, обратная связь и результаты обучения.
часыэкономии в неделю на кейсах и заданиях
1 процесс · подробнее Охрана трудаОхрана труда
Документы по обучению сотрудников охране труда и файл для сайта Минтруда.
минутывместо нескольких часов на документы
1 процесс · подробнее ОфисОфис-менеджер
Ежедневные поздравления именинников и подготовка корпоративных мероприятий.
15-20 минвместо нескольких часов на ежедневную рутину
2 процесса · подробнее Общие задачиЗадачи нескольких отделов
Опросы, презентации и баннеры, ежедневный HR-отчёт руководителю, данные профилей в Битрикс24 и мониторинг кандидатов на hh.ru.
30 минна презентацию вместо 4 часов
6 процессов · подробнееФинансы, бухгалтерия и казначейство
Сверка заявок и банковских операций
Заявки на расходование сопоставляются с платёжными поручениями и выписками по каждой компании. В одном ежедневном отчёте - 205 банковских операций и 129 заявок, 120 из них сопоставлены автоматически.
вручную по каждой компании9 спорных - людямЕжедневный банковский контроль
Единый утренний HTML-отчёт по расписанию. В один из дней 2И проверил операции 7 компаний и 16 активных счетов.
по каждому счёту отдельноодин отчёт утромРеестры платежей
2И получает документы прямо из учётной базы 1С, группирует их по организациям и формирует детализацию.
вручнуюиз 1СКонтроль заявок на расходование
Реестр заявок с проверкой операции, получателя, счёта, статьи ДДС, назначения платежа и статуса утверждения. Документы разделены на корректные и проблемные.
ручная проверкапроблемные отдельноОперации без заявок
Внутренние переводы, депозиты и другие операции без отдельной заявки 2И сам выделяет из общей банковской выписки.
поиск в выпискеавтоматическиОбмен между базами 1С
Сопоставление документов, сумм, дат, организаций и проводок между УПП и 1С:Бухгалтерией. Видны конкретные документы с отклонениями; операции, которые не должны выгружаться, исключены.
ручное сравнениедокументы с отклонениямиПлан/факт себестоимости и маржинальности
Стоимость продажи, плановая и фактическая себестоимость, дополнительные расходы и оплата поставщикам - расчёт по каждой реализации.
сбор по частямпо каждой реализацииКонтроль качества учёта
Учётные базы проверяются целиком за период: продажи, закупки, банк, взаиморасчёты и регистры. На выходе - перечень конкретных ошибок и план исправления.
выборочновся базаЗагрузка сотрудников
Анализ журнала регистрации 1С по дням, часам и видам документов: пики нагрузки и предложения по перераспределению операций.
субъективная оценкапо данным 1САкты сверки и взаиморасчёты
Анализ оборотов и задолженности, поиск дублей карточек контрагентов, объединение расчётов по ИНН и данные для актов сверки.
отбор вручнуюданные готовы
Бизнес-аналитик
Анализ работы менеджеров по продажам
Количественные данные по сделкам, этапам, загрузке и активности менеджеров. Появилась аналитическая база для проверки гипотез и обоснования управленческих решений.
данных не былоаналитическая базаАнализ несоответствий по качеству
Сведения из разных источников, включая чаты Битрикс24, собраны в единую аналитику по количеству, видам и повторяемости ошибок.
разрозненные сообщенияединая аналитикаАнализ рабочих чатов Битрикс24
Неструктурированная переписка преобразована в перечни проблем, замечаний и таблицы.
несколько рабочих днейнесколько часовпо оценкеПротоколы встреч
Стенограммы преобразованы в структурированные протоколы, решения и поручения.
несколько часовдесятки минутпо оценкеКорректировка технических заданий
Требования уточнены с учётом возможностей Битрикс24: поля, этапы, роли и автоматизация.
в несколько раз быстреепо оценке
Воронка договорной работы
Модель воронки (смарт-процесс), структура карточки договора, этапы и требования к автоматизации. Сократились трудозатраты на изучение системы и проектирование решения.
модель готова
Процесс замеров оборудования
Проанализированы 99 запросов и 107 позиций оборудования, подготовлен отчёт об изменении процесса. Расчёт - по нормативу 15-20 минут на запрос.
24 ч 45 мин - 33 чпо оценке
Отдел кадров
Годовщины стажа
Отдельные отчёты по трём организациям группы на следующий месяц: пересчёт стажа на дату, обратная проверка, три Excel-файла и единое письмо получателям.
3 ч5 минСписки именинников
Из баз 1С загружаются только принятые и работающие сотрудники. По каждой организации - свой список на следующий месяц с актуальными должностями.
3 ч5 минОтчёты по стажу
Иерархические выгрузки 1С превращаются в таблицу «один сотрудник - одна строка»: дата начала стажа, проверка лет, месяцев и дней, пустых данных и формата дат.
3 ч5 минТабели и «шахматки»
Сопоставление двух списков, удаление дублей, отработанные дни и отсутствия по производственному календарю, работа в выходные и праздники отдельно, распределение по прорабам.
4-5 ч≈30 минКадровые документы
Приказы, дополнительные соглашения и согласия по утверждённым образцам: нужная организация, вид документа, подписант и правильное склонение ФИО.
неделя≈1 чКонтроль перед отправкой
Проверяются полнота выгрузки, дубли, пустые ФИО, должности и подразделения, даты и расчёты. Если база недоступна, 2И не отправляет устаревший отчёт и сообщает, какой источник проверить.
без устаревших отчётов
2И может закрыть большую часть повторяющихся кадровых операций - от получения и проверки данных до подготовки итоговых файлов и рассылок. За сотрудником остаются контроль результата, обработка нестандартных ситуаций и принятие кадровых решений.
Отдел по работе с персоналом
Поиск и скрининг кандидатов
Два метода: поиск и первичный скрининг новых резюме и анализ ранее рассмотренных кандидатов с проверкой дублей, комментариев и истории контактов. По одной вакансии 2И обработал 921 резюме и отобрал 19 кандидатов: 3 подходящих, 4 требующих уточнения, 12 неподходящих.
рабочий день30-40 мин
Цифровой офис 2И помогает комплексно оптимизировать работу отдела по работе с персоналом: ускоряет поиск и первичный скрининг кандидатов, подготовку публикаций вакансий, материалов к собеседованиям и аналитических отчётов. Мы быстрее получаем структурированную информацию для принятия решений, при этом экспертная оценка кандидатов и итоговое решение остаются за специалистами отдела по работе с персоналом.
Менеджер по обучению
Материалы для обучения руководителей
ИИ-агент готовит содержание кейсов и учебные материалы, систематизирует обратную связь и результаты обучения. Некоторые документы теперь готовятся за минуты.
несколько часов в неделю
Для меня Цифровой офис - это возможность повысить эффективность работы и высвободить время для решения задач, в которых особенно важны профессиональная экспертиза и человеческое участие.
Охрана труда
Документы по обучению охране труда
Три формы на каждого сотрудника с ФИО и должностью в разных падежах заполняются автоматически. Формируется файл с информацией для внесения на сайт Минтруда.
несколько часовнесколько минут
Офис-менеджер
Поздравления именинников
ИИ-агент «Офис-менеджер» каждый день формирует список именинников по профилям в Битрикс24, сверяет его с выгрузкой 1С и публикует поздравление в корпоративном чате. 15-20 минут - вместе с подготовкой или поиском открыток.
несколько часов15-20 минКорпоративные мероприятия
Подбор площадок, сравнение вариантов и расчёт бюджета - в одном диалоге с ИИ-агентом: сравнительный список мест по цене и вместимости и вариант бюджета. Дальше с данными работает офис-менеджер.
несколько рабочих днейна несколько дней быстрее
Цифровой офис на портале 2И закрыл для меня ежедневную рутину - поздравления, списки сотрудников, организацию мероприятий и подбор подарков теперь делаются быстро и без ошибок. Это освободило моё время для задач, которые требуют моего личного присутствия.
Задачи нескольких отделов
Опросы и сводные таблицы
Опросы обрабатываются примерно до 15 минут, подготовка и корректировка итогов - около часа.
рабочий день≈1 чПрезентации
Оформление презентации сократилось с 4 часов до 30 минут. Уже подготовлены 3 презентации.
4 ч30 минРекламные баннеры
Варианты создаются за несколько минут, корректировка - около 30 минут без привлечения маркетолога и дизайнера.
несколько часов≈30 минЕжедневный HR-отчёт руководителю
Отчёт по работе HR за предыдущий рабочий день приходит руководителю в чат: сразу видны проблемные зоны. Раньше - фильтры, выгрузка в Excel и формулы.
часы в неделюминуты в деньДанные в профилях Битрикс24
Агент проверил все профили, нашёл пустые или неверные даты приёма и дни рождения и заполнил их.
рабочий деньнесколько минутпо оценкеМониторинг кандидатов на hh.ru
По заявкам на открытые вакансии в Битрикс24 агент ищет кандидатов на hh.ru. Каждое утро - подборка с разбивкой по ответственным менеджерам и их вакансиям.
поиск по каждой вакансиикаждое утро
Главная польза - мы переносим рутинную обработку данных с человека на автоматизированный процесс. Это сокращает ручную работу сотрудников, повышает прозрачность процессов и помогает быстрее принимать решения на основе структурированной информации. Специалист освобождается от механического сбора и обработки информации и может сосредоточиться на экспертной оценке, нестандартных ситуациях, коммуникации и принятии решений.
Как было и как стало
Сотрудники проверяли весь массив вручную
Финансовый отдел сопоставлял заявки с выписками по каждой компании, кадровики выгружали списки из каждой базы 1С, менеджеры по персоналу вручную искали резюме на hh.ru.
От нескольких часов до недели на задачу
Подключили 1С, Битрикс24, банки и hh.ru
Из баз 1С 2И берёт учётные и кадровые данные, из банков - выписки, из Битрикс24 - профили сотрудников, заявки и чаты, с hh.ru - резюме.
8 направлений одной группы компаний
Утренний отчёт по деньгам по расписанию
2И формирует единый HTML-отчёт. В один из дней он проверил операции 7 компаний и 16 активных счетов, обработал 205 банковских операций и 129 заявок.
120 заявок сопоставлены автоматически
Документы и отчёты по шаблонам компании
Кадровые приказы и согласия - по утверждённым образцам, с правильным склонением ФИО. Формы по охране труда и файл для сайта Минтруда заполняются автоматически. Протоколы встреч - по стенограммам.
Час вместо недели на документы для массового подписания
Люди работают только с отклонениями
Финансовый отдел перешёл от ручной проверки всего массива документов к работе с выявленными отклонениями. За сотрудниками остаются контроль результата, нестандартные ситуации и решения.
Единая картина по всей группе компаний
Что измерили и что это значит
заявок сопоставлены автоматически
В одном ежедневном отчёте 2И обработал 205 банковских операций и 129 заявок. Сотрудникам переданы только 9 спорных операций.
на ежемесячный кадровый отчёт вместо 3 часов
Годовщины стажа, именинники и отчёты по стажу по трём организациям группы. Документы для массового подписания - около часа вместо недели.
резюме за 30-40 минут
По одной вакансии 2И отобрал 19 кандидатов: 3 подходящих, 4 требующих уточнения и 12 неподходящих. Вручную такой объём занял бы полный рабочий день.
Время работы вручную и в 2И - по данным сотрудников компании. Где написано «по оценке», время не замеряли.
Портал 2И позволил финансовому отделу перейти от ручной проверки всего массива документов к работе только с выявленными отклонениями. Мы получаем единую картину движения денежных средств, состояния расчётов и качества учёта по всей группе компаний.
